6 dicas para escrever e-mails de trabalho
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- Roberta Matta - Colaboração para Mundo Z!
- Atualizado: Terça, 03 Outubro 2023 19:14
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Ser muito informal na linguagem pode desvirtuar sua autoridade. Ou o contrário, muita informalidade, pode dificultar uma conexão mais próxima. O e-mail é uma ferramenta muito útil e conveniente, mas se você não tomar cuidado com as palavras elas podem voltar para te assombrar. Aqui estão algumas dicas que você pode seguir ao escrever e-mails de trabalho.
Seja abrangente, mas direto
Amarrar algumas pontas soltas de e-mails anteriores e adiantar informações que o destinatário quer ou precisa saber pode eliminar a necessidade de múltiplos e-mails. Para ser abrangente procure pensar em 'quem, o quê, quando, onde, por que e como', para cada tópico que você pretende abordar. Utilize pontos, listas ou parágrafos curtos para criar um texto que seja facilmente escaneado. E não esqueça de mencionar os anexos, se eles existirem.
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Seja preciso e específico
Isto se aplica tanto ao campo do assunto, que nunca deve ficar em branco e ainda ter relação direta com o motivo do e-mail, quanto ao corpo da mensagem. Ao incluir datas e nomes, não esqueça de verificá-los sempre, se pretende entrar em contato com o destinatário pessoalmente certifique-se de deixar o mais claro possível a data e hora de sua visita.
Leia e releia, pelo menos duas vezes antes de enviar
Nunca confie apenas no corretor ortográfico, leia a mensagem para ter certeza de que não há erros de ortografia ou mesmo um simples erro de digitação. A depender da importância do assunto abordo, um erro simples pode comprometer uma negociação importante.
Use um tom adequado
Ao reler seu texto, procure se colocar no lugar do destinatário. Tome cuidado para não parecer muito exigente, autoritário, inflexível, em tom de acusação, formal ou informal demais, ou mesmo se o seu tom de desculpas está muito exagerado. Todos esses tons podem até mesmo causar mal-entendidos, que podem ser difíceis de esclarecer depois.
Ser muito informal na sua linguagem pode desvirtuar a sua autoridade. Ou o contrário, muita informalidade, também pode dificultar o estabelecimento de uma conexão mais próxima do destinatário com você.
Procure se concentrar na outra pessoa
Seja o mais claro possível sobre a sua motivação ao entrar em contato com ela, lembre-se disso no início e no final do texto. No final diga que você está à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir e que ficaria muito feliz em ser útil.
Use as datas para criar mais proximidade
Para criar uma conexão pessoal e não passar uma, desagradável, imagem de superioridade, felicite-a se por acaso você ficou sabendo que ela recebeu algum tipo de premiação ou mesmo se a época do ano for propícia e você tem certeza de que ela costuma festejar datas como o natal, inclua 'Boas festas!' ao final do texto.
Finalmente, e antes de clicar em "Enviar", se você tiver quaisquer preocupações ao colocar seus pareceres por escrito ou ainda acredita que um outro modo de comunicação seria mais eficiente, pegue o telefone e proponha uma reunião com a pessoa. As palavras têm um uma importância enorme, e você não quer correr o risco de ter suas palavras mal interpretadas.
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