Como fazer Ordem de serviço

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Uma O.S é o documento que registra os detalhes sobre a prestação de serviço que está sendo contratada pelo cliente. Uma Ordem de serviço é um registro do processo de contratação e execução do serviço por parte da empresa. O documento que vai orientar o time interno durante a execução do serviço, além manter a gerência ciente do que está em produção na empresa.

A ordem de serviço é um documento tao importante que as empresas mais organizadas recorrem a sistemas de gestão com tecnologia de ponta para poder fazer a geração, controle e arquivamento das O.S de maneira eficiente.

Neste artigo vamos te mostrar o modelo de ordem de serviço mais usado pelas empresas mais modernas e dinâmicas do mercado. Você verá como é fácil, rápido e amigável gerar e gerenciar uma O.S na sua empresa usando um sistema de gestão.

O que é uma ordem de serviço

Uma ordem de serviço é o documento interno da empresa que tem o objetivo de registrar todos os detalhes a cerca da prestação de serviço que esta sendo contrata pelo cliente.

A partir da ordem de serviço a empresa terá uma visão mais ampla dos setores envolvidos, podendo organizar e planejar todas as demandas importantes ao atendimento dos clientes.

Uma ordem de serviço - O.S - organiza qualquer tipo de atividade em muitos setores como, por exemplo: oficinas mecânicas, assistências técnicas de informática, celulares, confecções, pequenas fábricas de móveis sob medida e muitos outros.

Abrir uma nova O.S deve ser um procedimento padrão da empresa.

Sendo que a cada novo pedido ou obrigação gerada a partir de cláusula contratual deve-se emitir uma ordem de serviço atualizada.

Uma ordem de serviço pode ser considerada como um mecanismo de comunicação interna numa empresa, que agiliza o processo de preparação da equipe interna com suprimentos e ferramental apropriado para a execução do serviço.

Informando o tipo de serviço que será prestado, mencionando data de início e termino, descrição detalhada dos procedimentos a serem feitos (descrição do serviço), além de valores e condições de pagamento que serão mostrados apenas para o cliente e para o financeiro da empresa.

Para que serve uma ordem de serviço

Uma ordem de serviço, além do que já mencionamos, ainda permite que prestadores de serviço demonstrem um maior nível de organização diante dos clientes.

Nada causa mais estranheza do que você contratar um prestador de serviços e sair 'de mãos abanando', sem nem sequer um documento que comprove que você deixou seu equipamento ou seu carro aos cuidados do tal profissional, e quais foram os reparos que você solicitou. Isso sem falar na questão legal, no que se refere ao código de defesa do consumidor.

O acesso às ferramentas modernas está infinitamente mais fácil

Quando ainda não tínhamos acesso a ferramentas modernas para geração de ordens de serviço era comum as pequenas empresas não terem nenhum registro sobre os pedidos dos clientes.

Os serviços eram firmados apenas 'na palavra' e as informações eram armazenadas na memória dos envolvidos. Procedimento amador que, via de regra, acabava gerando atritos entre as partes.

A rastreabilidade das O.S

Um grande avanço nesse setor foi a inserção dos famosos bloquinhos de ordem de serviço. Eles ajudavam até certo ponto, desde que o cliente não aparecesse meses depois exigindo uma garantia que não havia sido acertada. E neste caso não havia outra solução para o prestador de serviços a não ser procurar uma O.S antiga e perdida no meio de dezenas ou centenas de blocos de ordem de serviço antigos.

Uma dor de cabeça e perda de tempo que, hoje em dia, com os novos sistemas de gestão, simplesmente não existe. Pois, basta digitar o CPF do cliente ou a placa do veículo para ter acesso a todas as O.S geradas para aquele cliente em alguns segundos.

E esta não é a única vantagem em ter um sistema de ordem de serviço na empresa.

Quando você cria uma nova O.S, já com valores e condições de pagamento, você agiliza o processo de lançamento desses valores no financeiro. Sem ter que se preocupar com isso depois de ter fechado a ordem de serviço.

Como funciona uma Ordem de Serviço

Um cliente entra em contato com a empresa solicitando um orçamento para resolver um determinado problema. No mesmo módulo de ordem de serviço a empresa faz o orçamento, já com a descrição detalhada do serviço, bem como, com os valores e condições, e formas de pagamento.

Na sequência, caso o cliente aprove o orçamento, então, o prestador de serviço volta na mesma O.S, que esta com o status de orçamento, e altera esse status para 'EM ABERTO'.

Isso significa que no mesmo modulo de ordem de serviço é possível percorrer todas as fases do atendimento ao cliente, desde o pedido de orçamento ate a conclusão do trabalho e fechamento da O.S, quando os valores do serviço são lançados no financeiro e no histórico de compras do cliente, se este já estiver devidamente cadastrado no sistema (modulo de clientes).

Quais as grandes vantagens de ter um sistema de ordem de serviço

Dentre os principais benefícios que um sistema de ordem de serviço oferece ao prestador de serviço estão:

- Agilidade no atendimento;
- Organização interna;
- Elimina o retrabalho, pois a O.S é integrada com o financeiro;
- Maior controle sobre os atendimentos prestados a cada cliente.

O que um sistema de ordem de serviço pode fazer pelo seu negócio

- Aumentar o controle sobre todo os departamentos da empresa;

- Evitar que você perca prazos de finalização de serviços;

- Aumentar o controle sobre o nível de produtividade do negócio;

- Diminuir o desperdício de matéria-prima empregada nos serviços;

- Melhorar o controle de estoque, uma vez que a ordem de serviço é integrada com o modulo de produtos;

- Melhoria do controle de custos da empresa;

- Facilitar os processos de trocas e alterações na ordem de serviço de cada cliente;

- Maior clareza sobre as tarefas que a equipe precisa desempenhar;

- Melhorar a gestão financeira do negócio.

Quais as ferramentas e informações que um sistema de ordem de serviço precisa oferecer

As funcionalidades que uma ordem de serviço deve apresentar pode variar dependendo do tipo de serviço oferecido pela empresa.

Mas normalmente, um bom sistema de ordem de serviço deve conter:

- Numeração da O.S (ordem de serviço);
- Status da O.S;
- Descrição detalhada do serviço que será feito;
- Valor de todos os serviços;
- Informações do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, telefone, endereço, e-mail.);
- Data de início e término do serviço;
- Valores e forma de pagamento;
- Assinatura do representante da empresa;
- Assinatura do cliente;
- Local e data.

Para ordem de serviço do setor de oficinas mecânicas, auto elétricas, oficinas de motos e oficinas de lanternagem e chapeação mais algumas informações são necessárias, tais como:

- Dados do veículo como número da placa, quilometragem, ano de fabricação, marca e modelo;

- Nome do proprietário/responsável.

As informações contidas numa ordem de serviço conferem o status de documento a O.S, além de facilitar o acesso a informações importantes

Além de todas as informações mencionadas acima, ainda são inseridas de forma, automática na O.S, os dados da empresa prestadora do serviço, tais como a marca da empresa, razão social, CNPJ, endereço, telefone.

Modelo de ordem de serviço

A bem pouco tempo atrás as ordens de serviço eram feitas em blocos de papel, isso gerava certos inconvenientes como, por exemplo, não ter uma integração entre o setor de vendas/atendimento com o controle de estoque, além do trabalho de ter que lançar os valores do serviço numa planilha após o fechamento da O.S, justamente por também não haver uma integração entre departamentos, como existe num sistema de gestão (ERP), integrado.

Menos retrabalho, mais tempo para o que realmente importa

Hoje em dia todas as empresas mais atentas e competitivas do mercado já aderiram aos sistemas ERP com integração entre os módulos. Tendo um ganho enorme na economia de tempo, pois, sem o retrabalho de fazer lançamentos repetitivos eliminou-se a ocorrência de erros no controle de estoque e no financeiro, principalmente.

Você ainda pode usar uma planilha do Excel e fazer suas próprias ordens de serviço, que poderão ainda ser impressas antes de serem repassadas para a equipe técnica.

Mas é claro que isso seria uma tremenda perda de tempo, já que hoje dispomos de sistemas modernos e fáceis de usar, onde qualquer pessoa pode criar uma O.S em questão de minutos. Tudo devidamente automatizado e atendendo a processos padronizados que economizam tempo e eliminam o retrabalho.

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Assim, você consegue gerar uma ordem de serviço organizada e clara que ainda vai permitir o acompanhamento de todas as fazes do atendimento ao cliente. 

Tais como:

- ORÇAMENTO: criação do orçamento para o cliente;
- ABERTURA: quando o orçamento for aprovado, você abre a O.S informando as datas de início e término do
serviço;
- EM ANDAMENTO: este status pode ser usado para se ter um controle mais apurado sobre os atendimentos;
- FINALIZADO: após a conclusão do serviço você apenas faz a alteração do status, sendo que neste momento
os valores da O.S são lançados no financeiro (movimento do dia e contas a receber).

Quando a empresa conta com um com sistema de ordem de serviço é possível ter um panorama geral do setor de serviços, apenas abrindo a tela que mostra a relação de todas as ordens de serviço .

Geração de ordem de serviço de forma rápida e dinâmica você consegue com o sistema MarkupEmpresa.

Todas as funcionalidades que mencionamos neste artigo estão no ERP MarkupEmpresa.

Um sistema de gestão que roda totalmente na nuvem, sem a necessidade de instalação nos computadores da empresa e por tanto, dispensando a compra de licenças individuais.

Você adquire apenas uma licença anual ou ainda pode optar pelo pagamento mensal.

Começando pelo cadastro de clientes, produtos, serviços e suprimentos, o MarkupEmpresa oferece todas as ferramentas para fazer sua empresa ganhar tempo e evitar erros e retrabalho.

No módulo de ordem de serviço do MarkupEmpresa você tem controle total sobre todas as fazes do atendimento ao seu cliente, inclusive a comunicação via e-mail toda vez em que o status da O.S for alterado (o sistema envia uma mensagem ao e-mail do seu cliente informando sobre o andamento do serviço.).

Controle do setor de atendimento

Dessa forma, sua empresa tem emissão dinâmica de ordem de serviço e todas as informações necessárias para um processo interno de controle do setor de atendimento.

Finalizando.

Esperamos que nosso artigo tenha ajudado você a esclarecer as maiores dúvidas sobre ordem de serviço. Além de demonstrar brevemente como o sistema MarkupEmpresa pode te ajudar a organizar o setor de atendimento e serviços do seu negócio.

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